Sistemas de Informações Gerenciais

Sistemas de Informações
Gerenciais (SIG)

 

 

 

    Os Sistemas de Informação tornaram−se essenciais para criar empresas competitivas, gerenciar corporações globais e fornecer produtos e serviços úteis aos clientes. Este artigo apresenta uma visão geral, porém sucinta dos conceitos envolvidos nos sistemas de informações, destacando a importância da implantação, seguida de uma gestão efetiva de um sistema de informações dentro de uma organização.

1 - As grandes transformações ocorridas nos últimos anos, impulsionadas principalmente pelo avanço da tecnologia, provocaram a passagem da antiga sociedade industrial para uma nova sociedade baseada na informação e no conhecimento. O avanço tecnológico acelera−se cada vez mais e resulta em uma nova realidade caracterizada por forte competição − clientes cada vez mais exigentes, leis de defesa do consumidor mais duras, necessidade de busca contínua de qualidade, pressão para redução de custos, etc. − o que torna imperativo a melhoria substancial no desempenho empresarial.

 

 

2 - A melhoria do desempenho empresarial requer a reformulação da clássica estrutura organizacional das empresas, baseada na especialização por funções, e o reconhecimento da informação e do conhecimento como um dos principais recursos empresariais, o que exige profundas modificações nas práticas administrativas correntes e na condução dos processos de negócios, como forma de sobrevivência no atual ambiente competitivo.

 

3 - Dessa forma os Sistemas de Informação tornam−se parte principal do processo de gestão estratégica das organizações empresariais. Como atualmente a informação constitui−se em um dos principais patrimônios de uma empresa, pode−se afirmar que o sucesso das organizações, qualquer que seja o seu porte ou ramo de atividade, depende, cada vez mais, de informações. Elas são essenciais para as atividades de qualquer nível hierárquico empresarial, visto que todos os processos de negócio baseiam−se em informações.

 

Podemos, de uma maneira simplificada, dizer que um Sistema de Informação é um conjunto de funções integradas voltadas para a transformação de dados (matéria−prima) em informações. Semelhantemente a um sistema industrial ou agro−industrial, onde um processo transforma insumos em produtos.

Em outras palavras, Sistemas de Informação são sistemas que, através de processos de coleta e tratamento de dados, geram e disseminam as informações necessárias aos diversos níveis e processos organizacionais.

Embora qualquer pessoa tenha idéia do que seja uma informação, vamos procurar definí−la de uma maneira mais precisa. Para isso, precisamos entender um conceito intimamente relacionado: os dados.

Dados podem ser vistos como a matéria prima da informação, isto é, seqüências ordenadas de símbolos das quais se pode extrair informação, mas que, isoladamente, não contêm nenhum significado. Se o dado for tratado, organizado, analisado, enfim, processado de alguma maneira para que tenha significado em um contexto, passamos a chamá−lo de informação. Assim, podemos definir informações como sendo dados tratados capazes de transmitir algum conhecimento ao receptor.

 

2.1 – A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO

A informação sempre foi um ponto importante para a ciência da administração. O ato de administrar poderia ser definido como sendo prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Sendo que controlar é o ato de verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas.

• A palavra informação não aparece de forma explicita, mas implicitamente fica evidenciada sua necessidade, pois o ato 'verificar' significa comparar as informações do que ocorreu com as informações do que foi estabelecido.
  

  A informação é condição essencial não apenas para o controle, mas para outras funções administrativas como tomada de decisão, o planejamento, etc.. A probabilidade de acerto de uma decisão sem uma base de informações é praticamente nula. Como é possível tornar uma decisão sem o conhecimento através de informações sobre o assunto?
  

    Após uma informação ter sido captada, é feita uma análise das suas implicações, a conseqüência é a tomada de decisão resultando, assim, numa ação. O ciclo se repete, indefinidamente, seguido por nova busca de informação assim por diante. A interrupção ou falha nesse processo é chamada de entropia, tendência natural dos sistemas para a desorganização e morte.

    Um ponto que deve receber atenção especial é o processo de geração de informações, no que se refere aos diversos problemas que podem ocorrer durante a realização desse processo, como por exemplo:

    1- A demora decorrida entre a necessidade dos relatórios (dados) por parte do administrador e a sua disponibilização, isso ocasiona decisões tardias e prejuízos para a organização;

 

Qualquer empresa, pública ou privada, independente do seu ramo de negócio, sua missão e tamanho, atuam num cenário extremamente complexo e dinâmico, com inúmeras forças externas exercendo pressões e obrigando−a a um contínuo esforço de atualização e inovação. Se este fato já era verdade desde algum tempo, mais intenso se tornou agora com o fenômeno da globalização trazendo novos concorrentes para o mercado e tornando a competição ainda mais acirrada.

    Estratégia nos Sistemas de Informação é uma visão geral de como a tecnologia pode ser utilizada para melhorar o desempenho da organização e quais informações são necessárias para se conduzir o funcionamento da organização com o máximo de eficiência.

 

• A toda estratégia, existe a necessidade de um plano de ação em sua formulação, daí derivou−se o termo Planejamento Estratégico. Os passos básicos do planejamento estratégico estabelecem algumas diretrizes, dentre elas o estabelecimento da missão, dos objetivos e a formulação das estratégias, de acordo com [COB91]. A missão é um enunciado orientador básico da ação da empresa e porque ela existe, aponta a função que deseja desempenhar, o negócio que quer dedicar−se. Os objetivos são situações concretas que a empresa quer atingir no período coberto pelo planejamento. A formulação das estratégias é como os objetivos serão atingidos e o que a empresa fará para chegar às situações que deseja.
  

  
   

      O Planejamento Estratégico da Informação – PEI de uma organização tem como elemento essencial o conhecimento, principalmente por parte dos responsáveis pela sua implementação. Esse conhecimento não se limita apenas a situações internas da organização, mas também de tudo externamente que de alguma forma possa influenciar nas atividades dessa organização, como:
  

  
   

• Os clientes exigindo novos produtos e serviços a fim de manterem sua lealdade à empresa;
  
• Os concorrentes trazendo inovações, produtos de melhor qualidade, preços mais competitivos e processos mais ágeis;
  
• Os fornecedores impondo políticas de venda que, muitas vezes, requerem negociações difíceis e com pouca margem de manobra;
  
• Os acionistas pressionando por mais rentabilidade e dividendos;
  
• As organizações trabalhistas pleiteando aumentos salariais e benefícios para os empregados;
  
• Os grupos de pressão, como organizações ambientalistas, exigindo medidas e equipamentos de proteção ao meio−ambiente e eliminação de poluição;
  
• O governo estabelecendo e alterando leis e decretos impactantes para a empresa;
  
• A evolução tecnológica obrigando a estudos e projetos constantes de mudança de processos para adaptação ou incorporação de novas tecnologias;
  
• A conjuntura econômica, não só nacional, mas, cada vez mais, global, afetando intensamente as políticas econômicas e financeiras da organização.
  

  
   

  
   

      Esses são apenas alguns exemplos de fatores externos. Certamente, existem outros vários. E nesse contexto, extremamente intrincado e mutável, as informações (e, por extensão os Sistemas de Informação) exercem um papel cada vez mais importante, vital mesmo, pois sem informações confiáveis a empresa não consegue evoluir, nem mesmo sobreviver.
  

  
   

  
   

  
   

  
   

  
   

  
   

• 07 ago. 2008
  
• Os Sistemas de Informação podem ser classificados de acordo com o nível organizacional atendido, isto é, qual o tipo de informação gerado pelo sistema e qual o perfil do usuário que utiliza ou necessita daquelas informações. Podemos dizer que quanto mais alto o nível do usuário, mais consolidadas devem ser as informações. Quanto mais baixo ele se encontrar na pirâmide organizacional, mais detalhadas devem ser as informações.
  
• Vamos procurar analisar as três principais categorias de sistemas segundo os três níveis:
  
• operacional, tático (gerencial) e estratégico (alta administração).
  

• Nível Estratégico: é aquele que geralmente é executado com uma visão mais mediata, isto é, mais a longo prazo e, dada à sua natureza e seu grau de importância para a organização, representa um impacto mais amplo, profundo e duradouro sobre a mencionada organização. É importante frisar que, como o planejamento estratégico, na maioria das organizações, é elaborado pelo seu mais alto escalão hierárquico, o mesmo deverá contemplar uma série de decisões que deverão ser tomadas nos demais níveis hierárquicos da organização.
  
• Como exemplos de decisões que via de regra são tomadas no nível estratégico de planejamento por parte das organização, podemos elencar os seguintes:
  
  • Missão,
    
  • Visão,
    
  • Clientes,
    
  • Fornecedores,
    
  • Negócios e
    
  • Macro estratégias.
    
• Missão: é o motivo principal da existência de uma organização, demonstrando seu verdadeiro papel perante as sociedades interna e externa, onde ela atua.
  
• Visão: representa o objetivo maior da organização, onde todos os esforços internos da organização e de todas as pessoas envolvidas dentro deste contexto, possam estar levando a empresa ao seu ápice organizacional. A melhoria é a busca contínua pela conquista da tão sonhada e necessária excelência organizacional.
  
• Clientes: são os principais responsáveis pelo sucesso ou pelo insucesso da organização. São eles que estarão absorvendo ou rejeitando os produtos oferecidos pela organização. Em última instância, são eles também que "pagam os salários dos funcionários da organização".
  
• Fornecedores: dentro da moderna concepção de parceria, os fornecedores têm um papel importante para as organizações. É o chamado "comakership", onde a relação de parceria entre cliente-fornecedor atinge um elevado grau de evolução, traduzida em confiança mútua, participação, fornecimento com qualidade assegurada etc.
  
• Negócios: área de atuação da organização que tem por objetivo suprir as necessidades apresentadas pelos seus clientes, através dos fornecimentos dos produtos e também dos serviços necessários para satisfazer tais necessidades.
  
• Macroestratégias: são as definições adotadas pela organização, visando a perenidade de seu sucesso, tais como:
  

  
   

• Sistemas de Informações Executivas (SIE) ou Executive Information System (EIS). Também conhecidos como: Sistemas de Suporte à Decisão Estratégica ou Decision Support System (DSS).
  
• Contemplam o processamento de grupos de dados das operações operacionais e transações gerenciais transformando−os em informações estratégicas. Trabalham com os dados no nível macro, filtrados das operações das funções empresariais da empresa, considerando ainda, o meio ambiente interno e/ou externo, visando auxiliar o processo de tomada de decisão da alta administração, tal como presidentes, diretores, sócios, acionistas, proprietários, assessores, etc.
  

  Apóiam a tomada de decisões sobre objetivos da organização, mudanças dos objetivos, recursos que serão utilizados para alcançar objetivos, políticas que governam a aquisição, uso e disponibilidade dos recursos.
  

  Habitualmente com muitas informações gráficas, amigáveis e normalmente on−line, observando as particularidades de cada empresa e ainda, com opção de descer a nível de detalhe da informação. Decisões com efeito duradouro e mais difícil de inverter.
  

  Planejamento a longo prazo (Ex.: Construção de uma nova fábrica ou um novo produto). É formado por: Presidente, Diretores, Sócios da empresa − Alta Administração.
  

  Podemos resumir o exposto através da figura abaixo, onde cada nível organizacional (dentro da pirâmide) corresponde a um tipo de sistema. Deve−se observar que o nível intermediário (tático) está subdividido: um nível de média gerência e um nível mais baixo de supervisão.
  

Estrutura

 

Na visão geral do ciclo de vida de um Sistema de Informação, observamos três momentos (círculos) bem distintos: planejamento, desenvolvimento e evolução.

 

Planejamento leva em consideração todas as informações estratégicas sobre a Empresa (missão, objetivos, mercado de atuação, produtos, serviços, etc.) bem como informações sobre a situação atual e necessidades dos futuros usuários. O produto desta fase é um Plano de Sistemas contendo uma visão macro dos diversos sistemas que deverão ser desenvolvidos para apoiar a Organização em seu processo evolutivo.

 

Desenvolvimento envolve todas as atividades necessárias para se construir cada sistema previsto no Plano de Sistemas. Embora a quantidade de fases e os seus nomes possam variar de acordo com a metodologia adotada pela empresa, as fases representadas no próximo diagrama refletem bem o Processo de Desenvolvimento.

 

Evolução abrange todas as atividades necessárias para manter o sistema correto e atualizado, ao longo de toda a sua vida. Essas atividades podem ser colocadas em dois grupos:

 

Avaliações e Manutenções.

A área responsável pelos Sistemas de Informação de uma empresa enfrenta, normalmente, uma série de problemas no que se refere ao desenvolvimento e manutenção desses sistemas. Podemos classificar esses problemas como sendo de duas espécies: má qualidade dos produtos gerados (sistemas) e baixa produtividade dos processos responsáveis pelas atividades. Exemplos de problemas referentes à qualidade dos produtos:

1- Sistemas que não contribuem para os objetivos da organização nem satisfazem às necessidades dos usuários. (Obs.: Mesmo que um sistema seja excelente do ponto de vista tecnológico, se não atender aos requisitos do negócio, não apresenta qualidade, pois no âmbito empresarial os sistemas existem apenas para apoiá−la).

2 - Sistemas não−confiáveis (geração de informações incorretas, incompletas, desatualizadas e/ou inconsistentes).

3 - Sistemas ineficientes , isto é, apresentando baixo desempenho nas suas operações (exemplo: transações com elevado tempo de resposta).

4 - Sistemas de manutenção constante, difícil e onerosa (certamente, devido a um processo de desenvolvimento falho, conduzido por pessoas pouco qualificadas).

Exemplos de problemas referentes à produtividade dos processos:

        Prazos não cumpridos

Essa é uma questão muito comum nos projetos de desenvolvimento de sistemas, mas nem sempre é decorrente de baixa produtividade da equipe. Exemplo: o cronograma do projeto pode ter sido elaborado com excesso de otimismo; ou então, um aumento de escopo do sistema no meio do desenvolvimento sem um reajuste correspondente nos prazos inicialmente estabelecidos.

5 - Custos acima da previsão

Provenientes de vários fatores: necessidade de reforço da equipe com alocação de recursos não previstos e/ou pagamento de horas−extras; extensão dos prazos; etc.

6 - Perdas de oportunidades − Como muitas decisões necessitam de informações rápidas, a demora na liberação de um relatório, por exemplo, pode trazer conseqüências fortemente negativas para uma empresa.

7 - Aumento do backlog documentado e invisível

Chama−se backlog a fila de espera existente na área de sistemas de uma empresa decorrente do fato que a demanda por novos sistemas / novas informações cresce mais depressa que a capacidade de atendimento da área (vide o gráfico a seguir).