apresentação
Conceitos Básicos para Elaboração de Projetos
1 – conceito
Conforme estabelecido por Antônio César Amaru Maximiano no livro "Administração de Projetos – Como Transformar Idéias em Resultados", projeto é caracterizado como:
- Um empreendimento temporário ou uma seqüência de atividades com começo, meio e fim programados,
- Que tem como objetivo fornecer um produto singular,
- Dentro de restrições orçamentárias.
Projetos são sistemas ou seqüências de atividades finitas, com começo, meio e fim bem definidos. Uma atividade repetitiva, ou que tem duração contínua, não é projeto. É uma atividade funcional ou programa.
"Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dados". (PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU, 1984)
2 - elaboração
O projeto é um instrumento que surge em resposta a um problema concreto, definido e delimitado. Elaborar um projeto é, antes de tudo, contribuir para a solução de problemas, transformando IDÉIAS em AÇÕES, porém o projeto torna-se inócuo se o problema que o tal deve solucionar "em tese", estiver mal delimitado.
O documento chamado projeto é o resultado obtido ao se "projetar" no papel tudo o que é necessário para o desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem executadas: quais são os objetivos, que meios serão utilizados para atingi-los, quais recursos serão necessários, onde serão obtidos e como serão avaliados os resultados.
A organização das idéias e dos meios em forma de projeto nos auxilia sistematizar o trabalho em etapas a serem cumpridas, compartilhar a imagem do que se quer alcançar, identificar as principais deficiências a superar, apontar possíveis falhas durante a execução das atividades previstas.
Alguns itens devem ser observados na formulação de projetos:
- Identificação e delimitação correta do problema - deve ser significante em relação aos fatores de sucesso na gestão da maquinaria e problemática pública; deve ter dimensão administrável; deve ser mensurável, ou seja, ao elaborar um projeto devemos ter "os pés no chão", respondendo a três perguntas essenciais: Qual produto será fornecido?; Quando será fornecido?; Quanto custará?;
- Identificação das pessoas e instituições a quem afeta resolver o problema, buscando criar vínculos com os mesmos desde o início do projeto;
- Busca adequada de fontes de financiamento, identificando se estas fontes financiadoras possuem recursos financeiros disponíveis ao financiamento de projetos da natureza que estamos propondo. Qual o universo de recursos disponíveis, e qual a cota a ser liberada por projeto.
- Identificação de possíveis parceiros ex: Entidades Governamentais, ONG´S, OSIP´S, Empresas Privadas e etc, buscar a definição das atividades ou a parte do projeto que deverá ser executado por cada parceiro.
3 - Roteiro básico para apresentação de projetos.
Os principais itens que compõem a apresentação de um projeto relacionam-se de forma bastante orgânica, de modo que o desenvolvimento de uma etapa necessariamente leva à outra.
Apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens:
a) Título do projeto
Deve dar uma idéia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto.
b) Caracterização do problema e justificativa
A elaboração de um projeto se dá introduzindo o que pretendemos resolver, ou transformar. De suma importância, geralmente é um dos elementos que contribui mais diretamente na aprovação do projeto pela(s) entidade(s) financiadora(s).
Aqui deve ficar claro que o projeto é uma resposta a um determinado problema percebido e identificado pela comunidade ou pela entidade proponente.
Deve descrever com detalhes a região onde vai ser implantado o projeto, o diagnóstico do problema que o projeto se propõe a solucionar, a descrição dos antecedentes do problema, relatando os esforços já realizados ou em curso para resolvê-lo.
A justificativa deve apresentar respostas à questão "POR QUE"?
Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado (operacionalizado)?
Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão:
- Qual a importância da solução desse problema para a comunidade?
- Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa temática?
- Qual a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto?
- Quais os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região?
c) Objetivos
A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUE? e PARA QUEM?
A formulação do objetivo de um projeto pode considerar de alguma maneira a reformulação futura, positiva das atuais condições negativas do problema.
Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e o aproveitamento de uma oportunidade. Estes objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados somente pelo sucesso do projeto, dependem de outras condicionantes.
É importante distinguir dois tipos de objetivos:
- Objetivo Geral ou Macro Objetivo: Corresponde ao produto final que o projeto quer atingir. Deve expressar o que se quer alcançar na região em longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. O projeto não pode ser visto como fim em si mesmo, mas como um meio para alcançar um fim maior.
- Objetivos Específicos: Corresponde às ações que se propõe a executar dentro de um determinado período de tempo. Também podem ser chamados de resultados esperados e devem se realizar até o final do projeto.
d) Metas
As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e neste caso podem e devem ser bastante concretos expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou QUANTO será feito. A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços.
Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos? Qual a melhor forma de mensuração?
Quando a meta se refere a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, se possível, o sexo, a idade, a faixa de renda e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo.
Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.
Obs. Quase todas as instituições financiadoras exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma forma ou outra.
e) Metodologia
A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto.
A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois respondem, a um só tempo, as questões: "COMO?", "COM QUEM?", "ONDE?", e "QUANTO?".
A Metodologia deve corresponder às seguintes questões:
a) Como o projeto vai atingir seus objetivos?
b) Como começarão as atividades?
c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades?
d) Como e em quais momentos haverá a participação e envolvimento direto do grupo social?
Deve se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação.
É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, e é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas.
Um projeto pode ser considerado bem elaborado quando tem metodologia bem definida e clara. É a metodologia que vai dar aos avaliadores / pareceristas/aprovadores, a certeza de que os objetivos do projeto realmente têm condições de serem alcançados. Portanto este item deve merecer atenção especial por parte dos órgãos/instituições que elaborarem projetos.
Uma boa metodologia prevê três pontos fundamentais: a gestão participativa, o acompanhamento técnico sistemático e continuado e o desenvolvimento de ações de disseminação de informações e de conhecimentos entre a população envolvida - operacionalização.
f) Cronograma de Execução
O cronograma de execução responde a pergunta "QUANDO?".
Os projetos, como já foram comentados, são temporalmente bem definidos, e devem possuir datas de início e término preestabelecidas. As atividades que serão desenvolvidas devem se inserir neste lapso de tempo.
O cronograma é a disposição gráfica das épocas em que as atividades vão se realizar e permite uma rápida visualização da seqüência em que devem acontecer. Este caminho de exibição do cronograma determinará o se existe caminho crítico e a seqüência lógica de execução do projeto, fazendo assim, uma busca na otimização do planejamento / operacionalização das atividades mencionadas.
g) Orçamento
Respondendo à questão "COM QUANTO?". O orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica com o que e quando serão gastos os recursos e de que fontes virão tais recursos. Facilmente pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea como, por exemplo: material de consumo; custos administrativo ou pessoal; equipamento e material permanente; serviços de terceiros – físicos ou jurídicos; diárias e hospedagem; obras e instalações.
No orçamento as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo. Prevendo também constar o cronograma de desembolso, prevendo os pagamentos feitos pelo projeto ao longo do seu ciclo de vida.
Referência Bibliográfica
PROCHNOW, Miriam; SCHAFFER, W.B. Pequeno manual para elaboração de projetos. Rio do Sul: Ed. UFRS, 1999.
Maximiano, Antônio César Amaru. Administração de Projetos – Como Transformar Idéias em Resultados. 2ª ed. – São Paulo: Atlas, 2002.
SPROESSER, Renato. Elaboração e execução de projetos. 2005. Campo Grande: UFMS/Fundação Candido Rondon. (Apostila de curso).
LAKATOS, Eva M; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 1991.
Sites consultados:
<http://www.ort.org.br/info/pfcs.html>
<http://www.mma.gov.br/estruturas/ DAI/_arquivos/manual_projetos.pdf>
<http://www.consad.org.br/Doc/programacao_mdi.pdf>
<http://www.sectec.go.gov.br/suesfp/fomento/proinpe/editais/documentos/manual_003.doc>
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