domingo, 12 de setembro de 2010

ELEMENTOS PARA UMA BOA APRESENTAÇÃO

ELEMENTOS PARA UMA BOA APRESENTAÇÃO

Adaptado de Lenny Larkowski

Autor dos Livros:



"Apresentação sem Esforço" e "O Caminho Fácil para a Apresentação de Sucesso".


 

..."Metade do mundo é constituido por indivíduos que tem alguma coisa a dizer mas não podem fazê-lo; a outra metade não tem nada para dizer e insiste em fazê-lo"... (L. Laskowski).

Qualquer um pode falar em público. Nem todos, contudo, podem falar efetivamente em público. Para isso, há seis elementos que devem ser considerados:

Esteja Preparado

Estar preparado é, sem dúvida nenhuma, o elemento mais importante para uma apresentação correta e eficiente. Como regra geral você deve dispender cerca de 30 horas entre preparo e ensaios, para cada hora da sua apresentação. Desse modo, para um tema livre de 10 minutos, devemos gastar aproximadamente 5 horas entre o preparo e o treinamento para a apresentação.

Experiência Pessoal

Sempre que possível use exemplos e casos da sua experiência pessoal. Intercale pequenos casos que podem enfatizar o seu ponto de vista. Compartilhe a sua experiência com a platéia.

Mantenha a Calma

Para manter a calma você deve estar preparado para a apresentação. Focalize sua atenção na apresentação e não na platéia. Use gestos e movimente-se. Pratique a abertura da sua apresentação; planeje exatamente como ela deve ser e como você vai fazê-la. A platéia, em geral, julga você nos primeiros 30 segundos da sua apresentação.

Use Humor Natural

Não tente transformar sua apresentação numa comédia. Sob determinadas circunstâncias, contudo, uma ligeira "pitada" de humor pode ser benéfica à sua apresentação. Use um humor natural; faça um leve gracejo com alguma coisa que você disse ou mostrou. Mas lembre-se nunca faça piadas com alguém da sua platéia, ainda que seja seu amigo. Em geral as pessoas apreciam um leve toque de humor na apresentação, quando este é apropriado e de bom gosto. De outra forma o humor pode ter efeito negativo na apresentação. Na dúvida, ou se você não tem experiência com a apresentação oral, talvez seja melhor evitar este quesito.

Planeje seus Gestos e Posição das mãos

Durante o ensaio da sua apresentação observe momentos em que um determinado gesto pode acentuar a importância da sua mensagem. Estabeleça cerca de três posições em que você deve ficar a maior parte do tempo e pratique como mover-se entre elas e em que momento da apresentação isso deve ser feito. Evite ficar parado no mesmo ponto com as mãos para tráz
ou no bolso, durante todo o tempo da apresentação. Fale preferencialmente de pé, a menos que a organização da mesa requeira o contrário. Sempre que se mover, mantenha contato visual com a platéia.

Atenção aos detalhes

Preste muita atenção a todos os detalhes. Certifique-se de saber a data, local, sala e a hora exatos da sua apresentação. Procure saber como chegar ao local com antecedência. Informe-se sobre a audiência prevista, tipo, número aproximado de participantes, especialmente se você pretende distribuir um resumo escrito da sua apresentação. Chegue ao local com alguma antecedência, para uma checagem final das condições gerais e ainda a tempo de promover eventuais ajustes, se necessário.

Lembre-se que a falta de planejamento é a maneira mais fácil de fazer uma apresentação sem sucesso.


 

OUTRAS "DICAS" SOBRE A PREPARAÇÃO DA APRESENTAÇÃO

A melhor maneira de "dar a impressão" de que você conhece o assunto de que está falando é realmente conhecer o assunto sobre o qual versa a sua apresentação. Isto significa que você deve conhecer bem o assunto e estar capacitado a responder algumas perguntas relacionadas ao mesmo. Por outro lado, é impossível para qualquer apresentador estar preparado para responder toda e qualquer pergunta sobre o assunto. Assim, não é nenhuma vergonha responder não sei, quando a resposta não lhe ocorre imediatamente. Esta resposta é preferível a uma resposta incorreta, incompleta ou a uma divagação inconclusiva sobre o tema da pergunta. Evite o "tiro no escuro". A plateia aceita melhor e compreende perfeitamente. Até porque nem todas as respostas são conhecidas, em relação a muitos assuntos.

As apresentações científicas invariavelmente usam recursos visuais, habitualmente slides ou transparências. O tempo de duração da sua apresentação também vai determinar o número de slides adequado. Ao ensaiar a sua apresentação você poderá adequá-la exatamente ao tempo disponível. Uma boa regra de "algibeira" para determinar o número ideal de slides é considerar adequado, no máximo, um slide simples para cada minuto de apresentação. Alguns oradores usam uma relação um pouco menor. Isto também vai depender da complexidade dos slides. A apresentação de um tema livre com a duração de 10 minutos deve ser feita com um número de slides entre seis e oito. Um apresentador experiente, usando slides bastante simples, pode atingir o máximo de 10 slides (um por minuto). Um número maior de slides, indiscutivelmente assegura que ou o tempo da apresentação será ultrapassado ou os últimos slides não serão mostrados. Nos dois casos, a plateia percebe e lamenta que a apresentação não tenha sido adequadamente preparada.

Ao ensaiar a sua apresentação faça-o para um pequeno grupo de amigos ou sozinho, diante de um espelho. Você pode gravar em fita ou em vídeo e vai ter uma ideia completa de como a apresentação pode ser melhorada ou modificada, até estar rigorosamente dentro do que você planejou.

É recomendável formar um grupo de estudos, preparar trabalhos e ensaiar a sua apresentação, dentro do grupo, com a finalidade de adquirir uma experiência que será de extrema valia nos congressos. Para os ensaios podem ser usados alguns trabalhos publicados na literatura e permitem adquirir experiência com o preparo e a apresentação.

Em conclusão, a vontade de realizar é o grande propulsor de cada apresentador. Existindo a vontade, todos os obstáculos, por maiores que possam parecer, são facilmente transpostos.

É bom saber que

1 - O objetivo do sistema de Gestão do Conhecimento é ajudar os trabalhadores do conhecimento a criarem, organizarem e disponibilizarem conhecimentos importantes dos negócios, sempre e onde se achar necessário em uma organização.


 

2 - Uma efetiva Gestão de Sistemas de Informação é auxiliar a empresa a buscar resultados positivos (lucros obviamente – eficácia) com eficientes sistemas de informação.


 


 

Questão 6 – Com base nas aulas de SIGs, complete as frases abaixo:


 

3 - Os Sistemas Nível Operacional dão suporte aos gerentes organizacionais no acompanhamento de transações elementares da organização.


 

4 - Os Sistemas Nível Estratégico são projetados para apoiar as atividades de planejamento de longo alcance dos gerentes sênior e seu principal interesse é conciliar alterações no ambiente externo com a capacidade organizacional existente.


 


 

5 - Produção, Marketing, Administração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial são categorias funcionais de TPS


 

6 – Os Sistemas de Informações Gerenciais fornecem relatórios diários ou mensais e em alguns casos, acesso on-line ao desempenho da organização e a registros históricos.


 


 


 

7 - São elementos do processo decisório:


 


 

a) A incerteza


 

b) Os recursos do tomador de decisões


 

8 - Produção, Marketing, Administração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial são diferentes tipos de sistemas de informação das áreas funcionais.


 

h) Preencha o croquis com o modelo dos componentes da cadeia do fluxo dos... componentes da informação


 

 

Tomada de Decisão

SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)

Introdução:

Todas as funções da administração – planejamento, organização, liderança, e controle são necessárias para o bom desempenho da organização. Para apoiar essas funções, especialmente o planejamento e o controle, são de destacada importância os sistemas que fornecem informações aos administradores. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico – operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo: podemos citar: Os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos de processo de produção, de planejamento e controle da produção.Etc...

Definindo o Sistema de Informação Gerencial

Existem muitas definições do SIG, para nossos propósitos definimos como um método formal de tornar disponíveis para a administração, oportunamente, as informações precisas necessárias para facilitar o processo de tomada de decisão e para dar condições para que as funções de planejamento, controle e operacionais da organização sejam executadas eficazmente. O sistema fornece informações sobre o passado, o presente, e o futuro projetado sobre efeitos relevantes dentro e fora da organização.

O uso da palavra "formal" em nossa definição não pretende negar a importância da rede informal de comunicações no mecanismo de controle da organização. De fato, muitas vezes os administradores detectam problemas antes que apareçam nos relatórios formais de controle, porque estão sintonizados nos boatos. A capacidade dos administradores de manter canais eficazes de comunicação informal, de perceber as implicações das informações que esses canais transmitem, e de avaliar, decidir e agir rapidamente sobre essas informações amplia enormemente a utilidade da SIG.

A Evolução do Sistema de Informação Gerencial

As organizações sempre tiveram algum tipo de sistema de informação gerencial, mesmo que ele não tenha sido reconhecido como tal. No passado esses sistemas eram muito informais em sua montagem e utilização. Só com o advento dos computadores, com sua capacidade de processar e condensar quantidade de dados, o projeto do sistema de informação gerencial se tornou um processo formal e um campo de estudo. A tentativa de usar com eficácias os computadores levou a identificação e ao estudo dos sistemas de informação e ao planejamento, à implementação e à revisão de novos sistemas.

PED: Quando computadores começam a ser introduzido nas organizações, foram usados principalmente para processar dados para algumas poucas funções da organização – usualmente contabilidade e faturamento. Devido às habilidades especializadas que eram requisito para operar os equipamentos caros, complexos e algumas vezes temperamentais, os computadores eram localizados em Departamentos de Processamento de Dados (PED) conhecido como Centro de Processamento de Dados (CPD). À medida que crescia a velocidade e a facilidade de processar dados, outras tarefas de processamento de dados e gerência de informações foram computadorizadas. Para lidar com essas novas tarefas, CPDs desenvolveram relatórios padronizados para o uso dos seus gerentes de operações.

SAD: Um sistema de apoio às decisões (SAD) é um sistema de computação interativo que é facilmente acessível e operado por pessoas não especializadas em computadores, que podem usar o SAD para ajudá-las a planejar e a tomar decisões. (Muitos sistemas de informação criados por praticantes de ciência operacional são, na verdade, sistemas de apoio à decisão). O uso dos SAD tem crescido significativamente, à mediada que avanços recentes de hardware e software de computadores permitem que os administradores tenham acesso ''on-line'' ou ''em tempo real'' aos bancos de dados dos sistemas de informações baseados em computadores. O uso disseminado dos microcomputadores permitiu que os administradores criassem seus próprios bancos de dados e manipulassem eletronicamente informações de acordo com a necessidade, em vez de esperar relatórios dos SIG ainda serem necessários para monitorar as operações em andamento, os SAD permitem o uso menos estruturado dos bancos de dados à medida que surge a necessidade de decisões especiais.

IA: Uma das áreas de crescimento mais rápido na tecnologia de informação nos EUA, a inteligência artificial, usa o computador para simular algumas características do processamento humano. Os sistemas especialistas usam técnicas de inteligência artificial para diagnosticar problemas, recomendar estratégicas para enviar ou resolver esses problemas e oferecer uma explicação lógica para as recomendações. De fato, o sistema especialista age como um ''expert'' humano na analise de situação não estruturadas.

A Importância do SIG para as Empresas

Geralmente há dificuldade para avaliar, de forma quantitativa, qual o efeito benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório.

Entretanto pode-se trabalhar com base numa lista de hipóteses sobre os impactos dos sistemas de informações gerenciais na empresa, o que propicia o executivo um entendimento, ainda que genérico, de sua importância.

Neste sentido pode-se afirmar que os sistemas de informações gerenciais podem, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas:

* redução dos custos das operações;

* melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

* melhoria de produtividade, tanto setorial quanto global;

* melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

* melhoria na tomada de decisões, por meio de fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

* melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;

* melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;

* otimização na prestação dos seus serviços aos clientes;

* melhor interação com seus fornecedores;

* aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas.

Os sistemas de informações, como geradores de informações de caráter decisório, devem ser estabelecidos como processos de comunicação mediante os quais são fornecidos os elementos básicos para as decisões nos vários pontos da empresa.

O SIG auxilia os executivos das empresas a consolidar o tripé básico de sustentação da empresa: quantidade, produtividade e participação. A qualidade não deve estar associada apenas ao produto ou serviço final. A qualidade deve envolver o nível de satisfação das pessoas no trabalho, associado a uma quantidade de vida que se estenda à sua estrutura pessoal, familiar e social.

A produtividade não deve ser abordada como um assunto de tempos e métodos, de ergonomia ou de linhas de produção. Ela deve ir até o nível de produtividade global e consolidar a filosofia de comprometimento de todos para com os resultados parciais e globais da empresa.

Para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas do sistema de informações gerenciais, é necessário que alguns aspectos sejam observados, entre os quais podem ser citados:

a)
O envolvimento adequado da Alta e Média administração com o SIG;

b)
A competência por parte das pessoas envolvidas no SIG

c)
O uso de um plano-mestre.

d)
A atenção específica ao fator humano da empresa

e)
A habilidade dos executivos da empresa para tomarem decisões com base em informações.

f)
O apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e orçamentos).

g)
O conhecimento e a confiança no SIG.

h)
A adequada relação custo X benefício.

Verifica-se que esses aspectos podem proporcionar adequada sustentação de desenvolvimento e implementação do SIG na empresa. E, por conseqüência, o potencial vantagens de um adequado SIG poderá ser mais bem usufruído pelos executivos da empresa.

Vale chamar a atenção para cinco suposições comuns e erradas que têm levado os sistemas de informações gerenciais a fracassarem como solução para todo o tipo de problema empresarial, a saber:

1)
O executivo necessita muito de informações mais relevantes;

2)
O executivo necessita das informações que deseja;

3)
Entregues aos executivos as informações que ele necessita, suas decisões melhorarão;

4)
Mais comunicação significa desempenho melhor;

5)
Um executivo não tem que saber como funciona um sistema de informações.

Um Intuito de eliminar tais elementos, atualmente trabalha-se com os.Sistemas

em tempo real, de modo a proporcionar sistemas eficientes, devidamente integrados às decisões empresariais, assegurando a validade das ações.

Tecnologias de Apoio

Podemos citar os seguintes:

Leitura Ótica = Tecnologia e sistemas de leitura automática, normalmente. Efetuada por meio do conceito de código de
barras.

Scannerização = Tecnologia de copiagem de documentos, com palavras, números ou imagens, transformando – os em entradas de dados para os sistemas de informação.

Coletores Eletrônicos de Dados = Tecnologia de Sistemas de coleta de dados de diversas origens, tipo cartão de ponto de trabalho automático, sistemas de controle de pessoal (crachá eletrônico), etc...

Edi – Troca Eletrônica de Dados = Tecnologias e sistemas de transmissão e retransmissão de informação. Ferramentas importantes para o processo de venda das empresas, bem como de identificação de produtos e pessoas.

Multimídia = Incorporação de som e imagem (vídeo, televisão) aos sistemas de informação. Ferramentas importantes para o processo de venda das empresas, bem como de identificação de produtos e pessoas.

Telecomunicações e Satélites = Incorporação de sistemas e tecnologias para comunicação entre empresas e dentro da empresa, tais como palestras e conferências eletrônicas, reuniões à distância, via rádio, circuito de televisão, sistemas de segurança etc...

Aplicativos Genéricos

Workflow = Sistema de Gerenciamento e distribuição de informações de forma eletrônica de um processo, dentro de uma organização.

Data Warehousing = É um sistema complementar de banco de informações, organizado para permitir que todas as empresas realizem a busca e coleta de dados oriundos de diversas bases e sistemas operacionais. É um armazém organizado de informações de todos os sistemas acessível de forma pretensamente inteligível para qualquer usuário dentro da empresa.

Internet= Rede mundial de computadores que se comunicam entre si, utilizando uma linguagem comum.

Browser= Software que permite e facilita a pesquisa e capacitação de informações dentro de um sistema ou rede de computadores. É utilizado para as redes de Internet e Intranet ou mesmo para sistemas ou subsistemas empresariais.

Cartão de Crédito = O acoplamento da rede mundial de cartões de crédito, junto com a Internet, permite a empresa agilizar o processo de pagamento e recebimento de contas à distância.

Correio Eletrônico= Variações do tema de comunicação e pesquisa eletrônica dentro e fora da empresa. Complementos aos sistemas de comunicações existentes.

E – Mail = Serviço de troca de mensagens entre dois usuários, por meio de computador.

Intranet = Disponibilização de informações da empresa utilizando o padrão WWW (da Internet).