Um - Custos
Como é raro encontrar alguém que se dedica a calcular os custos totais e verdadeiros de seus negócios!
Eu já ouvi: "...mas, se eu incluir isto também no custo, não vai dar lucro"!?
Pois é: cria-se então a "ilusão de lucro", mas um dia a fantasia acaba, e geralmente é o gerente do Banco quem traz a má notícia...
Mas tem solução: atualmente, pode-se desenvolver um bom sistema de custeio em menos de uma semana - e um ótimo sistema de custeio em 2 meses (se houver boa utilização de informática) - às vezes, só com o sistema bom já
é suficiente (só não há solução para o sistema "nenhum"!).
Dois - Capital de Giro
Planejar bem o Capital de Giro é tarefa relativamente fácil, na teoria, mas é mal feita na prática - porque será?
Em primeiro lugar, porque é muito mais fácil pagar do que receber (seu sistema de Contas a Pagar é perfeito, não é? Tudo arquivado em ordem cronológica, não falta nenhum documento não é?). O funcionário (ou ela) apresenta as pastas com grande orgulho, não é?
Nada parecido com o sistema de Contas a Receber!!! Será que tem pasta e arquivo? O Cliente pede um pouco mais de prazo, e nós concordamos...
E o planejamento de Estoques então? "Pode comprar para 2 meses, para evitar alta de preço"...e a taxa de juros anda baixa, não é? Sem perceber, o Estoque sobe para 4-5-6 meses!
Em poucos minutos estamos fazendo fila na mesa dos gerentes dos Bancos...
Três - Clientes meio abandonados
- Em tese, este deveria ser o problema número um, mas neste momento é o três.
- Como já vimos antes, as coisas mudam a todo instante, nossos Competidores também, e portanto, nossos Clientes também. Mas como é difícil encontrar empresas conversando abertamente com os Clientes, para saber como estão sendo atendidos...há uma espécie de "reza" secreta para que o Cliente continue fiel e comprador, mas nada de falar, frente-a-frente, com ele!
- Na realidade, a má abordagem de Marketing se reflete em um mau planejamento dos investimentos mercadológicos, em geral - é dinheiro bom aplicado em investimento ruim!
- Bata os olhos nas últimas 5 malas diretas que você recebeu, e tente analisar quais não tiveram nenhum planejamento eficaz - essas coisas podem ser feitas de forma mais científica, atualmente...
- Bata os olhos no seu próprio Cartão de Visitas, e tente se lembrar a que Cliente você pediu a opinião sobre ele...
Quatro - Logística
- Nestes tempos modernos, é "a arte de colocar as coisas certas, nos lugares certos, nos prazos certos, e com os custos certos".
- Complicado? Se você acha que sim, vai continuar mantendo as atividades "aos pedaços": alguém(1) planeja, alguém(2) compra, alguém(3) estoca, alguém(4) produz e estoca, alguém(5) distribue e transporta, alguém(6) cuida das reclamações e devoluções dos Clientes, e alguém(7) vem contar que você acaba de perder o Cliente, pois o Competidor já se organiza em forma de Logística única e integrada, que é melhor e custa menos...
- Leva um pouquinho de tempo para organizar isso, mas se você não começar logo...(isto vai lhe dar grande vantagem no novo século, mas vá passo-a-passo, e não fique muito decepcionado consigo mesmo - há também grandes empresas brasileiras que mal entenderam o assunto até hoje, e vão perder "o trem da história" nesse assunto).
Logística -conceituação
Logística é a parte do Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e o armazenamento eficiente e econômico de matérias primas, materiais semi-acabados e produtos acabados, bem como as informações a eles relativas, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender as exigências dos clientes.
Cinco - Gerenciamento pouco atual
- É um reflexo direto da origem familiar das empresas - e não há nada de errado com esse fato! Mas, na prática, várias ferramentas modernas de Administração ficam de fora, por absoluta ausência de planejamento a respeito...os velhos métodos "quebram o galho", mas são lentos e incompletos...e seu Competidor pode estar tendo coragem para inovar! Há
ótimos profissionais jovens em Administração de Empresas disponíveis...tente!
Seis - Informática mal aplicada
- Quando bem aplicada, a Informática ajuda, caso contrário atrapalha...Pior, ela fica 98% do tempo dedicada a tarefas burocráticas, e quase nada nas prioridades mercadológicas (inclusive a Logística). Isto é vício de burocratas...e pode ser mudado de rumo imediatamente...basta querer!
- Então ela vai servir para você vender mais e melhor - a contabilidade só vai tomar conhecimento disso mais tarde, quando vai cumprir sua secundária função administrativa...
Sete - Sistema de informações (quase) inexistente
"Qual foi o seu lucro real nesta semana?...o que?...Precisa esperar o Contador no mês que vem?...".
Um bom sistema de informações gerenciais pode ser montado em menos de 10 dias, talvez uma semana! Atenção: não se trata de contabilidade - é sistema inteligente, que trabalha com os grandes números, e facilita a tomada de decisões corretas (bem antes da finalização da contabilidade!). Normalmente, o "produto" não necessita mais do que 2 folhas de papel, e elas mostram tudo o que você realmente precisa saber, para dirigir seu negócio!
Oito - Liderança e Motivação
Difícil conseguir com que os funcionários lutem pelos objetivos da empresa? Mas o paradígma mudou, você percebeu? Agora eles têm menor segurança quanto ao emprego, menos garantia sobre os benefícios antigos, mais intranquilidade quanto às novas tecnologias - eles passam a ficar "com um olho no gato e outro no peixe"!
Felizmente, isso também tem solução - mas é solução moderna, que exige inovação intensa - e, principalmente, liderança!
Preparado para mudar? Se você estiver, eles vão perceber e concordar com os novos tempos, pois pode ser positivo para todos!
Nove - Visão de Futuro
O "dragão" do dia-a-dia engole tudo, e não deixa tempo para planejar o futuro...ou, em outras palavras, as decisões são todas "do-prato-para-a-boca"...
Só há uma solução: coragem para inovar - tranque-se só, sem telefone, e planeje - meia hora por semana! Garanto que não há efeitos colaterais!
Ou, então, peça socorro a quem possa ajudá-lo!
Dez - A hora certa da mudança
Nós, seres humanos, só iniciamos processos de mudança quando há a perspectiva de Prazer, ou de Dor...
10 entre 10 empresas só pedem socorro quando "o Titanic já bateu no Iceberg" - então, um belo Plano de Crescimento é - infelizmente - trocado por um Processo de Solução da Crise - que funciona...Mas tudo fica mais caro, e mais demorado... Entendeu?
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- Antes dos porquês, deixe-me explicar o termo "efetiva", que é uma palavra técnica em Administração que soa a um Administrador de um modo ligeiramente diferente do que entendem leigos e outros profissionais.
- A palavra efetiva está relacionada com algo que tem efeito. Efetiva é adjetivo e efetividade, seu substantivo.
- Embora de significado igual ao do Português castiço, tecnicamente a palavra efetividade significa dois aspectos qualitativos diferentes e complementares, que devemos buscar: Eficácia e Eficiência. Lembre-se sempre desta equação:
- EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- EFETIVIDADE = EFICÁCIA + EFICIÊNCIA
- Essa equação significa que a efetividade é resultado da eficácia com eficiência.
- Eficácia significa obter resultados positivos. Então, eficácia é o fim ou o objetivo que deveremos sempre buscar.
- Eficiência significa fazer bem feito, seguindo um determinado padrão geralmente aceito. Então, eficiência é o meio ou a maneira como deveremos buscar o objetivo ou o fim.
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- Vamos exemplificar, de forma bem gostosa, com um jogo de que a maioria dos brasileiros gosta: o futebol.
- Se você simplesmente marcar gol, terá sido, no mínimo, eficaz.
- Se driblar e jogar bonito, mas não marcar gol, apenas será eficiente.
- Porém, a sua maior glória será se driblar todos os zagueiros e marcar gol – aí você terá sido efetivo!
- Então, o mais importante é você ser efetivo tanto quanto possível! Entretanto, se não for possível ser eficiente, seja, pelo menos, eficaz. Esse é o grande ensinamento da Administração.
- É isso que devemos tentar em Gestão de Sistemas de Informação:
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- Auxiliar a empresa a buscar resultados positivos (lucros obviamente – eficácia) com eficientes sistemas de informação.
- Isso significa que de nada adianta ter melhores sistemas de informação com melhores tecnologias e profissionais do mundo, se a empresa não auferir resultados positivos com eles. Entendeu?
- Isso na prática significa:
- Implementar sistemas de informação com o objetivo de auferir o MÁXIMO DE RECEITAS E BENEFÍCIOS e incorrer o MÍNIMO DE CUSTOS E MALEFÍCIOS à empresa.
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- Parafraseando místicos e filósofos, dizemos que a natureza é dual ou bipolar – vamos traduzir essa verdade em uma das nossas linguagens de negócios chamada de Contabilidade:
- A TODO CRÉDITO CORRESPONDE UM DÉBITO E VICE-VERSA. ou
- NÃO EXISTE CRÉDITO SEM DÉBITO E VICE-VERSA.
- Que grande descoberta, hein?
- Então:
- Não existe receita sem custo (ou um mínimo de esforço) e não existe benefício sem malefício (ou um mínimo de problemas). Ambos andam lado a lado!
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- Daí, a grande e sábia conclusão:
- Uma efetiva Gestão de Sistemas de Informação significa não só maximizar receitas e benefícios como também minimizar custos e malefícios.
- A verdade é que todo mundo lembra de maximizar receitas e benefícios, bem como minimizar custos, mas esquece dos malefícios! A esta altura, você deverá estar se perguntando: malefícios? Que malefícios?
- Há três tipos de malefícios que se escondem por trás dos benefícios, que, à primeira vista, a maioria não percebe:
- 1 – Dependência
- 2 – Perigo de engessar
- 3 – Malware
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- 1 Dependência
- você fica cada vez mais dependente das Tecnologias e dos Sistemas de Informação. Você já percebeu que a maioria das pessoas troca e-mail e, se não tiver um, terá a sensação de que está sendo passado para trás? Você já imaginou o prejuízo que a grande maioria dos stakeholders (correntistas, acionistas, funcionários, parceiros etc.) irá ter se der "crash" só por um dia no sistema de informações de um banco?
- A verdade é que, cada vez mais, somos dependentes das Tecnologias e dos Sistemas de Informação. Mas isso é irreversível, porque não temos como deter o progresso. A não ser que toda a humanidade entre em acordo e haja para não mais progredir! O que fazer, então? Simples: "contingenciar", em outras palavras, criar alternativas de ação para quando não tivermos o computador e/ou acontecer uma desgraça incontrolável – como veremos em nossas outras aulas.
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
2 – Perigo de engessar –
embora o processo de informatização redunde em benefícios, em sua grande parte, não podemos deixar de considerar que ele tem o seu "outro lado" – tudo tem o seu outro lado. Se, de um lado, reduz custos e aprimora serviços, de outro lado poderá tornar inflexíveis atividades que antes eram mais livres e humanas (com todo os seus defeitos). Isso porque a informatização é um processo de padronização que ainda nos leva a uma estruturação rígida e nos pode deixar de mãos atadas. Senão, quantas vezes você quis pagar uma conta e o caixa se recusou a recebê-la, alegando que o sistema estava fora do ar e só poderia receber por ele? Quantas vezes você deixou de comprar (e a loja deixou de vender) porque o sistema só aceitava uma dúzia e não 14?
Os Porquês de uma Efetiva Gestão de Sistemas de Informação
- 3 – Malware – seu Mundo Virtual sofre cada vez mais invasões não só de pragas como também de invasores virtuais; como se tudo isso não bastasse, você perde cada vez mais a sua privacidade no Mundo Real na medida em que suas informações são disponibilizadas no Mundo Virtual. Tudo isso é Malware. Antes que você pergunte, a palavra malware não é nenhuma invenção do brasileiro, não – Malware não é combinação do Mal (português) com software (inglês).
- Malware é um neologismo que norte-americanos inventaram a partir da palavra Malicious com software. Malware é Malicious Software6, isto é, Software Maldoso. Evitamos dizer software malicioso porque, embora esteja certo pronunciá-la, a palavra "malicioso" também significa esperto, e assim é entendida para a maior parte do povo brasileiro.
Síntese
- MAIS DO QUE NUNCA É NECESSÁRIA E PROVIDENCIAL UMA EFETIVA GESTÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO!
- Podemos nos divertir com a História da Evolução dos Sistemas de Informação até chegarmos aos dias hoje, com o maravilhoso, fascinante e fantástico mundo da Internet.
- Para matar sua curiosidade: "Uma Pequena História do Código de Barras – a Tecnologia da Informação que revolucionou o comércio no mundo inteiro" e "Uma Pequena História do Sucesso do Dinheiro de Plástico utilizando PDVs".
- Depois, dê algumas lidas em livros interessantes indicados na bibliografia.
Síntese
- Para treinar um pouquinho o raciocínio, responda às seguintes perguntas:
- 1) O que é uma efetiva Gestão de Sistemas de Informação?
- 2) O que significa Tecnologia da Informação?
- 3) Qual é a diferença entre automatização e informatização?
- 4) Quais são as duas contrapartidas dos benefícios da Tecnologia da Informação?
Referências
- ACKOFF, Russell L. Planejamento Empresarial. Rio de Janeiro: LTC, 1975.
- ANÔNIMO. Segurança Máxima. Rio de Janeiro: Campus, 2001.
- CASTELLS, Manuel. A Sociedade em Rede. São Paulo: Paz e Terra, 1999.
- DRUCKER, Peter. A Profissão de Administrador. São Paulo: Pioneira, 2002.
- GATES, Bill. A Empresa na Velocidade do Pensamento. São Paulo: Companhia das Letras, 1999.
- LALANDE, André. Vocabulário Técnico e Crítico da Filosofia. São Paulo: Martins Fontes, 1992.
- O'BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet. São Paulo: Saraiva, 2003.
- ROSINI, Alessandro Marco e PALMISANO, Ângelo. Administração de Sistemas de Informação e a Gestão do Conhecimento. São Paulo: Thomson, 2003.
Nenhum comentário:
Postar um comentário